Prijzen en pakketten MKB

Maandtarief
Het vaste maandbedrag exclusief extra betaalde opties zoals factuurherkenning. Alle bedragen zijn exclusief omzetbelasting.

Opstartkosten eenmalig
Eenmalige opstartkosten voor het instellen van uw gegegevens in onze systemen om de overstap naar de digitale postkamer vloeiend te laten verlopen.

Aantal scans per maand
Het aantal scans dat maandelijks binnen het abonnement gemaakt kan worden. Poststukken tot aan 2 pagina's (zowel enkelzijdig als dubbelzijdig) zijn gelijk aan 1 scan. Van een poststuk met meer dan 2 pagina's worden de overige pagina's per 2 afgeboekt van het scantegoed.
Het aantal scans boven het maandtegoed worden tegen een meerprijs in rekening gebracht. Het maandtegoed kan niet meegenomen worden naar een volgende maand.

Meerprijs per stuk
Tarief per scan (2 pagina's) boven het maandtegoed van het abonnement.

Verschillende bedrijfsnamen
U kunt voor verschillende bedrijven post ontvangen zoals een holding- of zustermaatschappij. De postadressen kunnen zelfs afwijkend zijn. Op basis van de bedrijfsnamen en adressen herkennen wij de poststukken die voor u zijn.
Indien u gebruik maakt van ons postbusadres als uw correspondentieadres voor meerdere bedrijven of bedrijfsnamen kies dan voor de abonnementsvorm met voldoende mogelijheid om deze namen op te geven. Anders kan het zijn dat post van u niet herkend wordt en u het poststuk mist!

Sorteerkenmerken
U wilt niet alle post op 1 emailadres ontvangen maar voorgesorteerd naar kenmerk. Kenmerk kunnen zijn afdeling (administratie, directie, hrm etc), persoonsnaam (t.a.v. Jansen, Pietersen etc) of afzenderkenmerk (bedrijfsnaam, adres). Per kenmerk wordt de post gesorteerd en op het door u opgegeven emailadres afgeleverd.

OCR-herkenning
Voor het doorzoeken en indexeren van de documenten is OCR-herkenning uiterst nuttig. OCR-herkenning wil zeggen dat de poststukken door geavanceerde software automatisch wordt 'gelezen', leesbare delen worden in tekst omgezet. Deze tekst wordt achter de afbeelding in het PDF-bestand geplaatst. Daarna is het mogelijk om de tekst te doorzoeken, zoals u dat in een tekstbestand gewend bent.
Deze service kan niet als extra optie worden gekozen bij abonnementsvormen waarbij de service niet standaard is opgenomen.

Automatische factuurverwerking
Deze uiterst geavanceerde automatische verwerking van uw inkomende facturen bespaart u tijd en geld. De software 'leest' automatisch de belangrijkste gegevens van de factuur zoals factuurnummer, datum, bedrag, leverancier e.d.. Deze gegevens worden bijvoorbeeld in een excelbestand opgeslagen en aan u aangeleverd waarna u ze in uw boekhoudsysteem kunt importeren. Geen handmatige invoer meer, geen typefouten meer en dagelijkse verwerking van uw inkoopfacturen.
Deze service vereist een bepaalde mate van maatwerk. Om dit zo goed mogelijk op uw situatie af te stemmen maken wij eerst een afspraak om uw wensen en omstandigheden goed te inventariseren. Daarna doen wij u een passend voorstel op maat gesneden.
Deze service is een extra, betaalde optie, alleen bij abonnementen waarbij deze deze service mogelijk is.

Document-metadata
Deze uiterst geavanceerde automatische verwerking van uw inkomende poststukken bespaart u tijd en geld. De software 'leest' automatisch de belangrijkste gegevens van het poststuk zoals datum, onderwerp, kenmerk, afzender e.d.. Deze gegevens worden bijvoorbeeld in een excelbestand opgeslagen en aan u aangeleverd waarna u ze in uw ERP-systeem kunt importeren. Geen handmatige invoer meer, geen typefouten meer. Zeer geschikt voor bedrijven die een kwaliteitssysteem hanteren!
Deze service vereist een bepaalde mate van maatwerk. Om dit zo goed mogelijk op uw situatie af te stemmen maken wij eerst een afspraak om uw wensen en omstandigheden goed te inventariseren. Daarna doen wij u een passend voorstel op maat gesneden.
Deze service is een extra, betaalde optie, alleen bij abonnementen waarbij deze deze service mogelijk is.

Post naar email doorsturen
De digitale documenten worden naar een door u opgegeven email-adres gestuurd.

Online PostToMail account
Online PostToMail van dpdprofs is een online applicatie waarin u de binnengekomen poststukken online kunt raadplegen. Als u heeft gekozen voor OCR-herkenning, automatische factuurverwerking of meta-date verwerking dan kunt u poststukken online opzoeken op basis van zoektermen of kenmerkvelden.
Om poststukken van voorgaande jaren op te vragen moet u ons toestemming geven de poststukken digitaal te archiveren.
Online PostToMail biedt daarnaast meer (betaalde) opties voor het beheren van uw documenten en poststromen.

Retourzenden gescande en niet scanbare documenten
Frequentie waarmee de fysieke poststukken aan u worden retourgezonden of worden doorgestuurd. Niet scanbare poststukken zijn alle poststukken die niet losbladig (te maken) zijn. Reclamebladen- en drukwerk worden vernietigd. De gescande poststukken kunt laten vernietigen, archiveren of met de niet-scanbare poststukken retour laten bezorgen.

Spoedopvraging documenten
Wilt u sneller dan de normale retourfrequentie een of meer poststukken fysiek ontvangen dan kunt u een spoedopvraging plaatsen. Binnen 12 uur bezorgen wij het poststuk bij de vervoerder. U kunt aangeven hoe u het poststuk vervoerd wilt hebben, per post, koerierservice of sneltransport. De transportkosten worden apart aan u doorbelast.

Documenten vernietigen na scannen
De gescande poststukken kunt laten vernietigen, archiveren (betaalde optie) of met de niet-scanbare poststukken retour laten bezorgen.

Archiveren digitale documenten voor 7 jaar
De digitale bestanden van de gescande documenten kunt u door ons digitaal laten bewaren. De bestanden zijn veilig opgeslagen op onze servers. Dagelijks wordt er een backup gemaakt en veilig seperaat van de servers bewaard.
Deze service is een extra, betaalde optie, alleen bij abonnementen waarbij deze deze service mogelijk is.

Archiveren stukken
De gescande poststukken kunt laten vernietigen, archiveren (betaalde optie) of met de niet-scanbare poststukken retour laten bezorgen.
Het fysiek archiveren van de poststukken gebeurd bij een partner van ons die gespecialiseerd zijn in het geconditioneerd bewaren van archieven. Zo bent u verzekerd van veilig en langdurig opslag van uw archief en bespaart u ruimte en archiefbeheerkosten.